Individualsoftware Kosten 2026: eigene Software ab 199 €/Monat

Zettel auf dem Klemmbrett, eine Excel-Liste, die nur eine Person versteht, Fotos im WhatsApp-Chat, die später keiner wiederfindet — und am Monatsende ein Abend im Büro, um aus allem eine Rechnung zu basteln. Wenn dir das bekannt vorkommt, hast du dich vermutlich schon gefragt: Wäre eine eigene, kleine Software nicht besser — und was kostet so etwas überhaupt?

Die kurze Antwort: Bei Agenturen kosten Individualsoftware-Projekte schon im kleinen Rahmen typischerweise 5.000 bis 30.000 € einmalig, plus 15 bis 25 % pro Jahr für Wartung. Für ein überschaubares Werkzeug, das einen einzigen Arbeitsablauf sauber abbildet, geht es heute aber auch anders: als Monatsmodell: Einrichtung ab 990 €, danach ab 199 € im Monat — mit Betrieb, Sicherung und Anpassungen inklusive. Wie das konkret aussieht, zeige ich dir an einem echten Projekt, das gerade eingeführt wird.

Du bekommst hier drei Dinge: die Marktpreise für Individualsoftware 2026 mit Quellen, einen Rundgang durch ein echtes Werkzeug (Prüfen, Reparieren, Abrechnen) und eine ehrliche 3-Jahres-Rechnung — Monatsmodell gegen Einmalkauf.

Wenig Zeit? Spring direkt zum Beispiel, zu den Marktpreisen oder zur 3-Jahres-Rechnung.

Was Individualsoftware ist — und wann sie sich für einen kleinen Betrieb lohnt

Individualsoftware ist Software, die für genau einen Betrieb und genau seine Abläufe gebaut wird. Das Gegenstück ist Standardsoftware: ein fertiges Programm, das tausende Betriebe gleichzeitig nutzen — Buchhaltung, Kalender, Handwerkersoftware für Angebote und Rechnungen.

Standardsoftware ist fast immer die erste Wahl. Sie ist günstig, erprobt, und jemand anderes kümmert sich um die Updates. Wenn es für deinen Ablauf ein fertiges Programm für 30 € im Monat gibt, das zu 90 % passt: Nimm es. Ehrlich.

Individualsoftware lohnt sich dort, wo Standardsoftware aufhört. Typische Anzeichen:

• Dein Ablauf ist speziell. Du prüfst, reparierst oder verwaltest etwas, wofür es keine Branchensoftware gibt — oder nur eine, die zehnmal zu groß und zu teuer ist.
• Die Arbeit läuft über Zettel und Excel. Alles funktioniert, solange die eine Person da ist, die das System im Kopf hat. Ist sie krank, steht das Büro.
• Am Monatsende wird abgetippt. Was auf Papier erfasst wurde, wird für die Rechnung ein zweites Mal eingegeben. Jede Übertragung ist eine Fehlerquelle — und kostet Abende.
• Du musst etwas nachweisen. Gegenüber Kunden, Prüfern oder Versicherungen: was wann gemacht wurde, von wem, mit welchem Ergebnis.

Wenn zwei oder mehr Punkte zutreffen, lohnt sich zumindest die Frage, was eine eigene Software kosten würde. Dafür ist dieser Artikel da.

Ein echtes Beispiel: Prüfen, reparieren, abrechnen

Seit Kurzem wird bei einem meiner Kunden eine kleine Software eingeführt, die genau so einen Ablauf abbildet. Der Kunde ist ein Dienstleister, der Gegenstände seiner Auftraggeber regelmäßig prüft, kleine Schäden selbst repariert, größere an eine Werkstatt gibt und das Ganze monatlich abrechnet.

Zur Transparenz: Branche, Gegenstände und Zahlen habe ich bewusst verallgemeinert, damit man den Kunden nicht erkennt. Der Ablauf und die Funktionen sind echt. Und weil die Software gerade erst eingeführt wird, gibt es noch keine Erfolgszahlen — ich schreibe hier also nicht „spart 40 % Zeit“, sondern was das Werkzeug kann und warum es so gebaut ist.

Vorher: Prüfbogen, Kreuzchen, Rückfragen

Der Ablauf vorher dürfte vielen bekannt vorkommen. Jeder Gegenstand wurde geprüft und auf einem Papierbogen abgehakt. Schäden wurden mit Kreuzchen auf einer gedruckten Skizze markiert. Was zur Werkstatt musste, wanderte als Zettel mit — und die Werkstatt fragte nach: Welche Stelle genau? Ist das die Vorderseite?

Am Monatsende musste jemand alle Bögen durchgehen, zählen, was repariert wurde, und daraus eine Abrechnung pro Kunde machen. Ob ein Gegenstand schon zum dritten Mal mit demselben Schaden kam, wusste niemand — die Historie steckte in Ordnern.

Künftig: ein Klick auf die Skizze statt Kreuzchen auf Papier

Künftig scannt der Prüfer das Etikett am Gegenstand mit einem USB-Scanner am Büro-PC. Auf dem Bildschirm erscheint die Skizze des Teils mit seinen Ansichten, aufgeteilt in Zonen. Einen Schaden markiert er mit einem Klick an der richtigen Stelle. Die Software weiß damit sofort: welche Zone, welche Ansicht, welcher Bereich des Teils.

Dabei steckt mehr Detail drin, als man auf den ersten Blick sieht — genau das, was Standardsoftware nie hätte:

• Mehrere Bereiche. Der Gegenstand hat mehrere Bauteile. Pro Bereich sind nur die Reparaturen erlaubt, die dort technisch möglich sind. Was in einem Bereich nicht geht, lässt die Software gar nicht erst zu — und der Server prüft es noch einmal.
• Zählregeln aus der Praxis. Zwei Schäden, die in einem Arbeitsgang behoben werden, zählen in der Abrechnung als eine Reparatur. Genau so, wie der Betrieb es mit seinen Kunden vereinbart hat.
• Die Prüfliste wie auf Papier. Die Punkte des bisherigen Prüfbogens sind übernommen, inklusive der Zustände, die der Bogen vorsah. Wer das Papier kannte, findet sich sofort zurecht.
• Mehrsprachige Arbeitsbildschirme. Wer lieber in einer anderen Sprache arbeitet, kann umschalten — in die Datenbank wird trotzdem alles auf Deutsch geschrieben, Berichte bleiben einheitlich.
• Merkhilfen an der richtigen Stelle. Wer eine bestimmte Reparatur auswählt, sieht die passende Arbeitsanweisung genau in diesem Moment — Arbeitsschritte und Grenzwerte. Kein Suchen im Ordner.

Der Ablauf Schritt für Schritt

Das Wichtigste an so einer Software ist nicht eine einzelne Funktion, sondern dass ein Ablauf ohne Medienbruch läuft: vom Etikett bis zur Rechnung, ohne dass irgendwer etwas zweimal eintippt.

1. Scannen

Jeder Gegenstand hat ein Etikett mit QR-Code oder Barcode. Ein handelsüblicher USB-Scanner verhält sich für den Computer wie eine Tastatur: Scan, und die Software öffnet das richtige Teil. Hat ein Teil noch kein Etikett, bekommt es eine laufende Nummer und das Etikett wird später nachgetragen.

2. Prüfen

Die Prüfliste erscheint neben der Skizze. Ein Klick wechselt den Zustand eines Punktes. Markiert der Prüfer einen Schaden in einem bestimmten Bereich, setzt die Software den passenden Prüfpunkt automatisch auf „Achtung“ — das spart Klicks und verhindert Widersprüche.

3. Selbst erledigen oder an die Werkstatt geben

Kleine Reparaturen erledigt der Prüfer direkt — der Eintrag ist sofort abgehakt und zählt für die Abrechnung. Größere Schäden werden zum Auftrag an die Werkstatt: mit Stelle auf der Skizze, kurzem Text und Fotos.

Bei den Fotos war eine Entscheidung wichtig: Die privaten Handys der Mitarbeitenden werden nicht benutzt. Am PC erscheint ein QR-Code, das Firmenhandy scannt ihn, macht das Foto — und es landet direkt beim richtigen Auftrag. Ohne Anmeldung, ohne App, der Link gilt nur für diesen einen Auftrag und nur 15 Minuten.

Und wenn in deinem Betrieb ohnehin alles über WhatsApp läuft: Auf Wunsch lässt sich auch ein WhatsApp-Kanal anbinden. Ein Foto an die Firmennummer, dazu die Nummer des Teils — und es landet direkt beim richtigen Auftrag statt im Chatverlauf.

4. Die Werkstatt meldet „erledigt“ — per Knopf

Die Werkstatt sieht eine Warteschlange und zu jedem Auftrag eine Karte: beide Ansichten mit der markierten Stelle, Text groß, Fotos in voller Größe. Wenn die Arbeit fertig ist, tippt sie auf „Erledigt“ und wählt die Arbeitszeit über Knöpfe, zum Beispiel 5, 15, 30 oder 60 Minuten. Freitext ist möglich, aber nicht nötig. In der Werkstatt hat niemand Lust, Romane zu tippen — also muss es auch nicht sein.

5. Historie, Ausmusterung, Hersteller

Jeder Gegenstand hat eine Historie: jede Prüfung, jeder Schaden, jede Reparatur, wer sie wann gemacht hat. Wird ein Teil zu oft repariert oder ist es nicht mehr instandzusetzen, kann der Prüfer es ausmustern — mit Begründung. Muss ein Teil zum Hersteller, bekommt es einen eigenen Status, bis es zurück ist.

Hast du auch so einen Ablauf, der auf Zetteln läuft? Schreib mir zwei Sätze dazu und schick ein Foto von deinem aktuellen Formular. Du bekommst schriftlich eine Einschätzung, ob sich eine eigene Software lohnt — oder ob ein fertiges Programm reicht. Schreib mir

Was das Büro am Monatsende davon hat

Der eigentliche Gewinn landet im Büro. Am Monatsende ist der Bericht pro Kunde bereits fertig — weil jede Prüfung und jede Reparatur ohnehin schon erfasst ist.

Konkret kann das Büro:

• Preise pro Kunde hinterlegen. Jeder Auftraggeber kann andere Preise haben. Fehlt ein Preis, steht das deutlich im Bericht, statt still als 0 € in der Summe zu verschwinden.
• Den Monat abschließen. Ab dann ist die Abrechnung eingefroren. Eine spätere Preisänderung oder eine nachgetragene Werkstatt-Minute verändert eine bereits gestellte Rechnung nicht mehr. Das klingt banal — ist aber genau der Fehler, der in Excel ständig passiert.
• Excel exportieren. Für die Buchhaltung oder den Steuerberater, mit allen Positionen und Arbeitszeiten.
• Einen Nachweis drucken. Für den Endkunden gibt es eine Übersicht „Was wurde an welchem Teil gemacht“ — mit Unterschriftszeile, druckfertig oder als PDF.
• Auffälligkeiten sehen. Welche Stellen werden am häufigsten beschädigt? Welche Teile sind beim Hersteller? Was ist noch offen? Eine Schadenkarte zeigt es auf einen Blick.

Der Unterschied zu vorher ist nicht, dass jetzt „digital“ draufsteht. Sondern dass der Abend mit den Papierbögen entfällt — und dass die Zahlen stimmen, weil sie niemand mehr abtippt.

Sicherheit und Datenschutz: was in so einer Software drin sein muss

Datenschutz ist im Handwerk die größte Bremse bei der Digitalisierung. In einer Bitkom-Umfrage unter 504 Handwerksbetrieben von 2025 nennen 96 % Sorgen um IT-Sicherheit und Datenschutz als Hemmnis. Die Sorge ist berechtigt — deshalb gehört Sicherheit bei Individualsoftware nicht ins Kleingedruckte, sondern in die Grundausstattung. Im Beispiel sieht das so aus:

• Zugang nur von freigeschalteten Geräten. Der Büro-PC wird einmalig mit einem Link freigeschaltet. Erst dann funktioniert die Anmeldung mit PIN. Wer die PIN errät, kommt von einem nicht freigeschalteten Gerät trotzdem nicht rein. Fehlversuche sind begrenzt.
• Rollen. Prüfer sehen ihre Arbeit, das Büro zusätzlich Berichte und Preise, nur der Admin verwaltet Geräte und Benutzer.
• Betrieb in Deutschland, tägliche verschlüsselte Sicherung. Dazu eine Überwachung rund um die Uhr: fällt etwas aus oder bleibt die Sicherung aus, gibt es innerhalb weniger Minuten einen Alarm.
• Fotos ohne Standortdaten. Beim Hochladen werden die Metadaten entfernt, auch die GPS-Position.

Rechtlich wichtig: Sobald in der Software personenbezogene Daten stehen — und das sind schon die Namen der Mitarbeitenden —, verarbeitet der Anbieter sie in deinem Auftrag. Dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Seriöse Anbieter legen den von sich aus vor. Wenn du danach fragen musst, ist das ein schlechtes Zeichen.

Und denk an die Aufbewahrung: Wenn der Monatsbericht die Grundlage deiner Rechnungen ist, gehört er zu deinen Unterlagen. Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen nach § 147 AO acht Jahre aufbewahrt werden, andere Geschäftsunterlagen sechs bis zehn Jahre. Die Software muss deine Daten also jederzeit vollständig exportieren können. Was du im Einzelnen wie lange aufheben musst, klärt dein Steuerberater — mehr dazu auch in meinem Artikel zur E-Rechnung für Handwerker.

Was Individualsoftware 2026 kostet: die Marktpreise

Jetzt zur Frage aus der Überschrift. Wer bei einer Agentur Individualsoftware entwickeln lässt, bekommt in der Regel ein Projektangebot mit Einmalpreis. Eine Übersicht der Agentur alloq.digital, ergänzt um Angaben von codana, nennt 2026 ungefähr diese Spannen:

Projektgröße	Einmalig (Entwicklung)	Laufend pro Jahr
Kleines Werkzeug / erster Prototyp	5.000–30.000 €	15–25 % der Entwicklungskosten
Software für einen KMU-Ablauf	30.000–80.000 €	15–25 %
Größere Systeme	ab 200.000 €	15–25 %

Quellen: alloq.digital (Spannen, Stundensätze, Wartung), codana.de (MVP).

Die Stundensätze liegen bei Agenturen meist zwischen 80 und 180 €. Ein erstes einsatzfähiges Produkt (MVP) veranschlagt codana mit 10.000 bis 25.000 € und 8 bis 12 Wochen. Dazu kommen fast immer Workshops, ein Konzeptdokument und mehrere Abstimmungstermine — Zeit, die du als Betriebsinhaber selbst investierst.

Diese Preise sind nicht unverschämt. Eine Agentur mit Projektleitung, Design, Entwicklung und Test hat echte Kosten. Für einen Kleinbetrieb mit einem einzigen, klar umrissenen Ablauf ist das aber oft zu viel des Guten — man zahlt für Prozesse, die man nicht braucht.

Das Monatsmodell: so rechne ich

Für kleine, klar umrissene Werkzeuge biete ich ein Monatsmodell an, ähnlich wie bei meinen Websites (Website mieten oder kaufen — gleiche Logik, anderes Produkt). Statt einer großen Einmalrechnung zahlst du eine feste Monatsrate, und ich kümmere mich um alles, was eine Software am Leben hält.

Leistung	Preis
Einrichtung: Konzept, Entwicklung, Anpassung an deinen Ablauf	einmalig ab 990 € (Festpreis im Angebot)
Pilotphase, 3 Monate — voller Funktionsumfang, monatlich kündbar	99 €/Monat
Danach: Betrieb und Weiterentwicklung, Mindestlaufzeit 12 Monate	ab 199 €/Monat

In der Monatsrate steckt:

• Hosting auf einem Server in Deutschland
• tägliche verschlüsselte Datensicherung und Überwachung rund um die Uhr
• Updates und Fehlerbehebung
• Support schriftlich per E-Mail, Antwort an Werktagen innerhalb von 24 Stunden
• bis zu 2 Stunden Anpassungen pro Monat — neue Felder, ein zusätzlicher Bericht, eine weitere Skizze
• eine feste Menge an Vorgängen pro Monat, die im Angebot zu deinem Betrieb passend vereinbart wird

Was die Rate größer macht: deutlich mehr Vorgänge als im Angebot vereinbart oder größere Erweiterungen. Beides steht mit Preis vorher im Angebot, genauso wie Laufzeit und Kündigungsfrist, und größere Erweiterungen gibt es nur nach deiner schriftlichen Freigabe. Keine Überraschungen auf der Rechnung.

Die 3-Jahres-Rechnung: Monatsmodell gegen Einmalkauf

Damit du vergleichen kannst, hier eine einfache Rechnung über drei Jahre. Für den Einmalkauf nehme ich ein kleines Agenturprojekt im unteren Bereich der Spanne: 10.000 € Entwicklung, 15 % Wartung pro Jahr.

	Einmalkauf (Agentur)	Monatsmodell
Start	10.000 €	ab 990 €
Pilot (3 Monate)	—	297 €
Wartung bzw. Betrieb, 3 Jahre	4.500 €	6.567 € (33 × 199 €)
Summe über 3 Jahre	14.500 €	ab 7.854 €
Wem gehört der Code?	dir	bleibt beim Anbieter
Wem gehören die Daten?	dir	dir — Export jederzeit

Die ehrliche Lesart: Beim Einmalkauf gehört dir am Ende die Software, und nach vielen Jahren kann das günstiger sein. Beim Monatsmodell bindest du weniger Kapital, testest drei Monate zu einer niedrigen Rate und musst dich um nichts Technisches kümmern. Für einen kleinen Betrieb mit einem klaren Ablauf ist das meist der bessere Start.

Braucht dein Ablauf eine größere Einrichtung, wird der Abstand kleiner — deshalb steht der Festpreis immer vorher im Angebot. Und ein Unterschied zu meinen Websites: Dort bekommst du nach der Bezahlung den kompletten Quellcode. Im Monatsmodell für Software bleibt der Quellcode beim Anbieter; das steht ausdrücklich im Angebot.

Wichtig ist dabei die Frage, die viele vergessen: Was passiert mit meinen Daten, wenn ich aufhöre? In meinem Angebot steht das ausdrücklich: Die Daten gehören dir. Du kannst sie jederzeit als Excel exportieren, und bei Vertragsende bekommst du alles — Datenbank, Fotos, Tabellen — und danach lösche ich deine Daten bei mir — spätestens, wenn die letzten Sicherungen ausgelaufen sind.

Du willst wissen, was es für deinen Ablauf kosten würde? Beschreib mir in ein paar Sätzen, was heute auf Papier oder in Excel läuft. Du bekommst eine schriftliche Einschätzung mit Preisrahmen — ohne Termin, ohne Verkaufsgespräch. Projekt starten

Wie die erste Version in einem Tag stehen konnte

Die erste Version der Prüf-Software lief nach einem Arbeitstag. Innerhalb der ersten fünf Tage kam dazu, was sich im Alltag als nötig zeigte: Zählregeln, Merkhilfen, der Monatsabschluss, der Nachweis zum Unterschreiben. Ein Zaubertrick ist das nicht — es gibt drei nüchterne Gründe:

1. Kleiner, klarer Umfang. Ein Ablauf, ein Betrieb, eine Handvoll Bildschirme. Kein „wir digitalisieren das ganze Unternehmen“.
2. Ein Ansprechpartner statt einer Projektkette. Keine Workshops, keine Konzeptphase über Wochen. Der Kunde schreibt, was er braucht, ich baue es, er probiert es aus, ich passe an — schriftlich, im Tagesrhythmus.
3. Moderne Werkzeuge. Ich setze beim Programmieren auch KI-Werkzeuge ein. Sie ersetzen nicht das Denken und nicht das Testen — aber sie nehmen viel Tipparbeit ab. Genau das macht kleine Werkzeuge für kleine Betriebe überhaupt erst bezahlbar.

Wichtig für die Erwartungen: Fünf Tage bedeutet nicht, dass jede Software in fünf Tagen fertig ist. Je mehr Abläufe, Schnittstellen und Sonderfälle, desto länger. Aber für einen klar umrissenen Ablauf reden wir eher über Tage bis wenige Wochen als über Monate.

Und noch etwas war bewusst so entschieden: Die neue Software ersetzt nicht, was schon funktioniert. Der Betrieb hatte bereits ein Programm für die Auftragsverwaltung. Die Prüf-Software macht nur das, was dort fehlte — Reparaturen und ihre Abrechnung. Doppelte Datenpflege gibt es nicht.

Für wen sich das lohnt — und für wen nicht

Das Muster „Teil mit Etikett → prüfen → Schaden markieren → selbst reparieren oder weitergeben → Historie → Monatsabrechnung“ gibt es in vielen Betrieben. Ein paar Beispiele, wo eine ähnliche Software passen kann:

• Werkzeug- und Maschinenverleih: Rückgabeprüfung, Schäden dokumentieren, Reparatur, Abrechnung beschädigter Teile an den Mieter.
• Prüfdienste: wiederkehrende Prüfungen von Leitern, Tritten oder elektrischen Geräten, mit Prüfprotokoll und Nachweis für den Auftraggeber.
• Fahrrad- und E-Bike-Werkstätten mit Flottenkunden: Zustand pro Rad, Reparaturen, Monatsbericht für den Flottenbetreiber.
• Gerüstbau und Baustellenausstattung: Bauteile mit Etikett, Prüfung nach dem Rückbau, Aussonderung beschädigter Teile.
• Verleih von Messe- und Eventausstattung: Rückgabeprüfung, Schäden dokumentieren, Instandsetzung, Abrechnung pro Kunde.

Ehrlich gesagt lohnt es sich nicht, wenn:

• es eine fertige Branchensoftware gibt, die deinen Ablauf zu großen Teilen abdeckt — dann nimm die,
• du den Ablauf selbst noch nicht klar beschreiben kannst — Software macht unklare Abläufe nicht klarer, nur schneller,
• es um zwei, drei Vorgänge im Monat geht — dann ist ein gutes Formular günstiger.

Übrigens: Nicht jede Automatisierung muss gleich eine eigene Software sein. Manchmal reicht ein Telegram-Bot, der Fotos und Meldungen sammelt, oder ein KI-Chat auf der Website, der Anfragen vorsortiert. Welche Form passt, hängt vom Ablauf ab — nicht vom Werkzeug.

So läuft eine Anfrage bei mir ab

Alles läuft schriftlich. Kein Telefontermin, kein Workshop, kein „lass uns mal kurz telefonieren“ — du musst dafür keinen halben Tag freischaufeln. Wie das bei Websites funktioniert, steht ausführlich in Website erstellen ohne Telefontermin; bei Software ist es genauso.

1. Du schreibst mir. Was läuft heute wie? Am besten mit einem Foto vom aktuellen Formular, der Excel-Liste oder dem Prüfbogen. Das sagt oft mehr als jede Beschreibung.
2. Ich antworte schriftlich innerhalb von 24 Stunden an Werktagen — mit Rückfragen oder einer ersten Einschätzung: lohnt sich das, was würde es kosten, gibt es vielleicht schon ein fertiges Programm.
3. Du bekommst ein Angebot mit Funktionsliste und Festpreis für die Einrichtung. Was nicht drinsteht, wird nicht stillschweigend berechnet.
4. Pilotphase. Drei Monate echter Betrieb für 99 €/Monat, monatlich kündbar. In dieser Zeit wird angepasst, bis es im Alltag sitzt.
5. Betrieb. Danach läuft die Software, ich kümmere mich um Server, Sicherung und Updates — du um deine Arbeit.

Brauchst du das auch? Lass mich deinen Ablauf ansehen — kostenlos. Schick mir ein Foto von dem Zettel oder der Liste, mit der ihr heute arbeitet. Ich sage dir schriftlich, was sich davon sinnvoll in eine kleine Software übersetzen lässt. Ablauf kostenlos ansehen lassen

FAQ

Was kostet Individualsoftware für einen kleinen Betrieb?

Bei Agenturen kostet schon ein kleines Projekt meist 5.000 bis 30.000 € einmalig, plus 15 bis 25 % pro Jahr für Wartung. Für ein klar umrissenes Werkzeug biete ich ein Monatsmodell an: einmalige Einrichtung ab 990 €, 3 Monate Pilotphase für 99 €/Monat, danach ab 199 €/Monat inklusive Hosting, Sicherung, Updates und bis zu 2 Stunden Anpassungen.

Wie lange dauert es, bis die Software läuft?

Das hängt vom Umfang ab. Im Beispiel stand die erste Version nach einem Arbeitstag, nach fünf Tagen waren die wichtigsten Wünsche aus dem Alltag umgesetzt. Bei mehreren Abläufen oder Schnittstellen zu anderen Programmen dauert es länger — realistisch Tage bis wenige Wochen, nicht Monate.

Wem gehören die Daten?

Dir. Du kannst sie jederzeit als Excel exportieren. Wenn du kündigst, bekommst du alles — Datenbank, Fotos, Tabellen — und danach lösche ich die Daten bei mir — spätestens, wenn die letzten Sicherungen ausgelaufen sind. Dazu gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Was passiert, wenn du als Anbieter ausfällst?

Eine berechtigte Frage — gerade bei einem Ein-Personen-Betrieb. Deine Daten liegen täglich verschlüsselt gesichert vor und sind jederzeit exportierbar — sie gehen also nicht verloren. Der Quellcode bleibt im Monatsmodell bei mir, deine Daten bekommst du aber in jedem Fall vollständig. Und die Software ist mit gängigen, offenen Werkzeugen gebaut — kein Exot, den nur ich verstehe.

Brauchen meine Mitarbeitenden dafür ein eigenes Handy oder eine App?

Nein. Die Software läuft im Browser auf dem Büro-PC. Für Fotos wird ein Firmenhandy über einen QR-Code verbunden — ohne App und ohne Anmeldung. Private Handys der Mitarbeitenden braucht es nicht.

Kann die Software mit meinem bestehenden Programm zusammenarbeiten?

Oft ja, oder sie ergänzt es sinnvoll. Im Beispiel macht die neue Software bewusst nur das, was im bestehenden Programm fehlte. Daten lassen sich als Excel übergeben. Ob eine direkte Verbindung möglich ist, hängt vom anderen Programm ab — das kläre ich vor dem Angebot.

Ist das DSGVO-konform?

Die Software ist auf Datenschutz ausgelegt: Betrieb in Deutschland, Zugang nur von freigeschalteten Geräten mit PIN, Rollen, verschlüsselte Sicherung, Fotos ohne Standortdaten, Vertrag zur Auftragsverarbeitung — darin stehen auch alle Dienstleister, die technisch mitwirken. Ob dein Einsatz insgesamt DSGVO-konform ist, hängt aber auch von dir ab: welche Daten du erfasst und wie lange du sie aufbewahrst — bei Fragen zur Aufbewahrung hilft dein Steuerberater.

Lohnt sich das auch, wenn ich nur wenige Vorgänge im Monat habe?

Meistens nicht. Bei zwei, drei Vorgängen im Monat ist ein gutes Formular günstiger. Interessant wird es, wenn jeden Tag etwas erfasst wird, mehrere Leute daran arbeiten oder am Monatsende eine Abrechnung daraus entsteht.

Fazit: Nicht die Software ist teuer, sondern der Umweg

Individualsoftware muss für einen kleinen Betrieb kein 30.000-Euro-Projekt mit Workshops sein. Wenn der Ablauf klar ist und der Umfang überschaubar bleibt, geht es schneller und günstiger, als die meisten denken — als Monatsmodell, mit Pilotphase und ohne Technik-Sorgen.

Der eigentliche Preis ist oft der, den du heute schon zahlst: die Abende mit Papierbögen, das zweite Abtippen, die Rückfragen aus der Werkstatt, die Rechnung, die nicht stimmt, weil eine Zeile fehlt. Das summiert sich — nur steht es auf keiner Rechnung.

Bereit, deinen Zettel-Ablauf loszuwerden? Schreib mir, was heute auf Papier oder in Excel läuft, und schick ein Foto vom Formular. Innerhalb von 24 Stunden an Werktagen bekommst du eine ehrliche, schriftliche Einschätzung — inklusive der Antwort, falls ein fertiges Programm für dich besser ist. Projekt starten