E-Rechnung für Handwerker: Fristen 2027/2028 im Klartext

Es ist halb neun abends, der Rechnungsstapel liegt auf dem Küchentisch, und irgendwo zwischen zwei Angeboten kommt eine Mail von der Hausverwaltung: „Bitte künftig als E-Rechnung.” Im Anhang eine XML-Datei, die dein Rechner nicht aufmacht. Und du sitzt da und fragst dich, ob das jetzt dein Problem ist oder deren.

Kurze Antwort: Es ist deins — aber erst richtig ab dem 1. Januar 2027 oder 2028, je nach Umsatz. Was heute schon gilt: Du musst E-Rechnungen empfangen können, seit dem 1. Januar 2025, und dafür gab es nie eine Übergangsfrist. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, und ab 2028 unabhängig vom Umsatz. Rechnungen an Privatkunden sind nie betroffen.

Diese Seite ist der Versuch, die E-Rechnung einmal so aufzuschreiben, wie ein Handwerker sie braucht: mit den Fristen, den Ausnahmen, und vor allem mit den Kundentypen, bei denen es in der Praxis hakt. Denn die interessanteste Frage steht in den meisten Ratgebern gar nicht drin — nämlich ob die alte Dame, deren Mietwohnung du renovierst, ein Geschäftskunde ist. (Sie kann es sein. Dazu unten mehr.)

Damit wir uns richtig verstehen: Das hier ist keine Steuerberatung. Ich bin Entwickler, kein Steuerberater. Was du bekommst, ist eine sauber recherchierte Arbeitsgrundlage mit Quellenangaben — Gesetzestexte und die FAQ des Bundesfinanzministeriums, damit du nichts glauben musst. Für deinen konkreten Betrieb entscheidet dein Steuerberater.

Wenig Zeit? Spring direkt zu den Fristen, zu den Kundentypen oder zum 10-Minuten-Check.

Was eine E-Rechnung ist — und warum dein PDF keine ist

Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse anfangen, deshalb steht er ganz vorne. Eine E-Rechnung ist kein PDF, das du per Mail schickst. Auch kein eingescanntes Papier und kein Foto vom Lieferschein.

Im Gesetz steht es so: Eine elektronische Rechnung ist „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht” (§ 14 Abs. 1 UStG). Übersetzt: Die Rechnung besteht aus Daten, nicht aus einem Bild. Der Rechner deines Kunden liest heraus, dass Position 3 „Dachlatten” heißt, 240 Euro netto kostet und mit 19 Prozent besteuert wird — ohne dass ein Mensch das abtippt.

Ein PDF sieht für den Menschen aus wie eine Rechnung, ist für die Software aber nur ein Bild mit Buchstaben drauf. Deshalb zählt es seit 2025 offiziell als „sonstige Rechnung”. Es ist nicht verboten — es erfüllt nur die E-Rechnungspflicht nicht.

Der maßgebliche Standard heißt EN 16931. Das ist eine europäische Norm, die festlegt, welche Felder eine solche Rechnung enthalten muss und wie sie heißen. XRechnung und ZUGFeRD sind die zwei Formate, die dieser Norm in Deutschland folgen — dazu weiter unten ein eigener Abschnitt.

Drei Sätze zum Merken:

• Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten XML-Daten.
• Ein PDF erfüllt diese Anforderung nicht, egal wie schön es aussieht.
• Die Norm EN 16931 legt fest, welche Felder drin sein müssen.

Empfangen musst du sie längst

Hier liegt die eigentliche Überraschung für viele Betriebe: Die Pflicht, E-Rechnungen anzunehmen, gilt seit dem 1. Januar 2025 — für jedes inländische Unternehmen, ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze. Auch für den Ein-Mann-Betrieb. Auch für Kleinunternehmer.

Wenn dir dein Großhändler heute eine E-Rechnung schickt, musst du sie entgegennehmen, verarbeiten und aufbewahren können. Du kannst nicht sagen „schick mir das bitte als PDF” und darauf bestehen.

Die gute Nachricht: Die technischen Anforderungen sind niedriger, als die meisten befürchten. Das Bundesfinanzministerium schreibt in seinen FAQ zur E-Rechnung ausdrücklich, dass ein E-Mail-Postfach dafür ausreicht. Kein Portal, kein Abo, keine Schnittstelle. Ein Postfach, in das die Datei kommt, und ein Ort, an dem sie sicher liegen bleibt.

Was du zusätzlich brauchst, ist eine Möglichkeit, so eine Datei zu lesen. Dafür gibt es einen kostenlosen Weg: den E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de. Du lädst die XML-Datei hoch und siehst die Rechnung in lesbarer Form. Für den Anfang reicht das völlig — es ersetzt keine Buchhaltung, aber es beantwortet die Frage „was steht da eigentlich drin”.

Ab wann du selbst E-Rechnungen schreiben musst

Jetzt der Teil mit den Fristen. Sie sind gestaffelt, und die Staffel hängt an deinem Umsatz im Vorjahr:

Ab wann	Wer	Was gilt
1.1.2025	alle inländischen Unternehmen	Empfang ist Pflicht, ohne Ausnahme
bis 31.12.2026	alle	Papier und PDF weiter erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers)
1.1.2027	Vorjahresumsatz über 800.000 €	Ausstellen wird Pflicht im inländischen B2B
bis 31.12.2027	Vorjahresumsatz bis 800.000 €	Papier und PDF weiter erlaubt
1.1.2028	alle	Ausstellen wird Pflicht, unabhängig vom Umsatz

Für die Frist zum 1. Januar 2027 zählt dein Umsatz aus dem Jahr 2026 — also aus dem Jahr, in dem du gerade steckst. Das ist der Grund, warum das Thema jetzt auf den Tisch gehört und nicht im nächsten Dezember: Ob du zur ersten oder zur zweiten Gruppe gehörst, entscheidet sich in diesem Geschäftsjahr.

Ein Betrieb mit drei Gesellen und ordentlicher Auftragslage liegt schneller über 800.000 Euro, als es sich anfühlt. Umsatz ist nicht Gewinn — die 800.000 sind das, was oben reinkommt, nicht das, was unten übrig bleibt.

Für welche Kunden gilt das — und für welche nicht

Das ist der Abschnitt, für den diese Seite eigentlich geschrieben wurde. Die Regel klingt simpel: E-Rechnungspflicht gilt im inländischen B2B, also zwischen zwei Unternehmern in Deutschland. Nicht gegenüber Privatkunden.

Nur ist „Unternehmer” ein Wort aus dem Steuerrecht und bedeutet dort mehr, als man auf der Baustelle denkt.

Der Privatkunde: entspannt

Familie Weber lässt ihr Bad neu machen, das Haus gehört ihr und sie wohnt selbst drin. Das ist B2C. Hier ändert sich für dich gar nichts — nicht 2027, nicht 2028. Du darfst weiter Papier oder PDF schicken. Ob du irgendwann freiwillig umstellst, ist deine Entscheidung.

Der Gewerbekunde: klarer Fall

Die Schreinerei nebenan, der Generalunternehmer, der Großhändler, ein Restaurant, eine Arztpraxis: alles Unternehmen, alles B2B. Sobald deine Frist greift, geht an sie eine E-Rechnung.

Die Hausverwaltung: klarer Fall

Eine Hausverwaltung ist ein Unternehmen. Rechnungen an sie fallen unter die Pflicht. Dass sie schon heute nach E-Rechnungen fragt, ist kein Übereifer — größere Verwaltungen haben ihre Buchhaltung längst umgestellt und wollen keine PDFs mehr abtippen.

Der private Vermieter: der Fall, den keiner auf dem Schirm hat

Frau Krüger ist Rentnerin und vermietet eine Zweizimmerwohnung. Du renovierst ihr das Bad in dieser Wohnung. Für dein Gefühl ist das eine Privatkundin.

Für das Umsatzsteuerrecht ist sie es nicht. Wer dauerhaft vermietet, ist unternehmerisch tätig — auch als Privatperson, auch bei einer einzigen Wohnung. Der Fachverlag Haufe formuliert es für die Immobilienbranche unmissverständlich: „Vermieter, egal ob Wohnung oder Gewerberaum, müssen seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können.” Dasselbe gilt für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG).

Für dich heißt das: Sobald deine Ausstellungsfrist greift, gehört die Rechnung für die Renovierung einer vermieteten Wohnung in die E-Rechnungs-Schublade, nicht in die Privatkunden-Schublade.

Und jetzt der Haken, an dem sich das Ganze im Alltag entscheidet: Es kommt darauf an, für welche Wohnung du arbeitest. Renovierst du die vermietete Wohnung, arbeitest du für den unternehmerischen Bereich deiner Kundin. Streichst du ihr das Wohnzimmer in ihrer eigenen Wohnung, ist es Privatsache. Gleiche Kundin, gleiche Straße, zwei verschiedene Rechnungsarten.

Praktische Konsequenz, die dich zwei Sätze kostet: Frag bei der Auftragsannahme nach, ob das Objekt vermietet wird, und notiere die Antwort gleich mit. Wer das ab 2027 nicht weiß, rät — und rät irgendwann falsch.

Kommst du bei so etwas nicht weiter? Brauchst du das auch? Lass mich dein Setup checken — kostenlos. Ich schau mir an, was deine Rechnungssoftware kann und was noch fehlt. Lass uns reden.

Behörden und öffentliche Auftraggeber: schon länger Pflicht

Wenn du für Bund, Land oder Kommune arbeitest, kennst du das Thema wahrscheinlich schon. Öffentliche Auftraggeber des Bundes nehmen seit Ende 2020 nur noch elektronische Rechnungen an, in der Regel als XRechnung und mit einer Leitweg-ID — das ist die Adressierungsnummer, die dir der Auftraggeber gibt, damit die Rechnung intern beim richtigen Amt landet. Ohne Leitweg-ID wird sie abgelehnt.

Die Ausnahmen, auf die du dich verlassen kannst

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung werden. Diese Ausnahmen stehen im Gesetz:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C). Wie oben: nicht betroffen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Bis zu diesem Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer bleibt alles beim Alten (§ 33 UStDV). Der Materialschein über 80 Euro darf weiter ein Zettel sein.
• Fahrausweise. Klassischer Sonderfall, für den Betrieb selten relevant.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Sie dürfen ihre Rechnungen dauerhaft als „sonstige Rechnung” ausstellen — das steht seit dem Jahressteuergesetz 2024 ausdrücklich in § 34a UStDV. Empfangen müssen aber auch sie können.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Für Handwerksleistungen praktisch irrelevant — Bauleistungen sind nicht steuerfrei.

Zur Kleinunternehmerregelung, weil die Grenzen sich 2025 geändert haben: Sie gilt, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Wenn du überlegst, ob du dort überhaupt richtig aufgehoben bist, haben wir das in einem eigenen Artikel durchgerechnet: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung.

XRechnung oder ZUGFeRD — welches Format?

Für dich als Handwerksbetrieb ist diese Frage weniger dramatisch, als sie klingt: In aller Regel entscheidet deine Software, und beide Formate sind zulässig.

	XRechnung	ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)
Was es ist	reine XML-Datei	PDF mit eingebetteter XML-Datei
Für Menschen lesbar	nur mit Viewer	ja, das PDF sieht normal aus
Typisch bei	öffentlichen Auftraggebern	Kunden aus der Wirtschaft
Norm	EN 16931	EN 16931

ZUGFeRD ist für den Alltag im Handwerk oft angenehmer: Der Kunde sieht ein ganz normales PDF, seine Buchhaltung liest die eingebetteten Daten. Zwei Fliegen, eine Klappe. XRechnung brauchst du vor allem, wenn du an Behörden lieferst.

Wichtig ist nur: Beide sind echte E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes. Was nicht zählt, ist ein PDF ohne eingebettete Daten — auch wenn es „digital” ist.

Eine Feinheit, die man leicht übersieht: Bei ZUGFeRD gilt das erst ab Version 2.0.1, und zwei Profile sind ausdrücklich ausgenommen — MINIMUM und BASIC-WL. Beiden fehlen die einzelnen Rechnungspositionen, deshalb erkennt das Bundesfinanzministerium sie nicht als E-Rechnung an. Wenn dein Programm ZUGFeRD anbietet, ist das die eine Einstellung, die du dir einmal anschauen solltest: Welches Profil wird erzeugt? Steht dort MINIMUM, hast du zwar eine hübsche Datei, aber keine E-Rechnung.

Bauleistungen nach § 13b — die Falle steckt im Pflichtfeld

Wenn du als Subunternehmer für einen anderen Bauunternehmer arbeitest, kennst du das Reverse-Charge-Verfahren: Du weist keine Umsatzsteuer aus, die Steuerschuld geht auf deinen Auftraggeber über (§ 13b UStG), und auf der Rechnung steht der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”.

Zwei Dinge dazu:

Erstens: Reverse Charge befreit dich nicht von der E-Rechnungspflicht. Es ist eine B2B-Leistung wie jede andere, nur mit anderer Steuerschuld.

Zweitens — und das ist der Punkt, an dem es in der Praxis knallt: In einer E-Rechnung ist dieser Hinweis kein frei getippter Satz mehr, sondern ein codiertes Pflichtfeld. Deine Software muss den richtigen Code setzen. Ein Hinweistext im Bemerkungsfeld, den ein Mensch lesen kann, hilft der Buchhaltung deines Auftraggebers nichts, wenn das Feld leer bleibt. Fehlt der Code, ist die Rechnung formal fehlerhaft — mit denselben Folgen wie ein vergessener Hinweistext auf Papier.

Wenn du regelmäßig nach § 13b abrechnest, ist das die eine Frage, die du deinem Softwareanbieter stellen solltest, bevor du umstellst.

Aufbewahrung: acht Jahre, nicht zehn

Hier steht in vielen Ratgebern noch die alte Zahl, deshalb sicherheitshalber am Gesetzestext nachgelesen: Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren. Wörtlich verlangt § 14b Abs. 1 UStG, ein Doppel der ausgestellten Rechnung „sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, acht Jahre aufzubewahren”. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die früher üblichen zehn Jahre wurden für Rechnungen verkürzt.

Für E-Rechnungen kommen zwei praktische Anforderungen dazu:

Das Original ist die XML-Datei. Aufbewahrt werden muss der strukturierte Datensatz, nicht dein Ausdruck davon. Ein Papierausdruck im Ordner ersetzt die Datei nicht — auch wenn es sich falsch anfühlt, den Zettel nicht zu haben.

Unveränderbar und wiederauffindbar. Das verlangen die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung elektronischer Bücher. Ein Ordner auf dem Windows-Desktop, in dem jeder alles überschreiben kann, erfüllt das nicht sauber. Ein Buchhaltungs- oder Dokumentenprogramm mit revisionssicherer Ablage schon.

Das ist übrigens der Grund, warum „ich sammel die XMLs einfach im Mail-Postfach” nur bis zur ersten Betriebsprüfung eine gute Idee ist.

Du weißt nicht, wo deine Rechnungen eigentlich liegen? Das ist häufiger, als du denkst — und selten ein Softwareproblem, meistens ein Aufräumproblem. Schau dir das an, wie wir Betriebe technisch sortieren, oder schreib mir direkt.

Was das für deine Software bedeutet

Die ehrlichste Antwort zuerst: Wenn du eine aktuelle Handwerker- oder Buchhaltungssoftware nutzt, musst du wahrscheinlich wenig bis nichts tun. Die Anbieter haben das eingebaut, oft muss es nur eingeschaltet werden. Das Thema ist seit dem Wachstumschancengesetz bekannt, kein Hersteller hat es verschlafen.

Kritisch wird es in drei Fällen:

Du schreibst Rechnungen in Word oder Excel. Diese Vorlagen erzeugen keine strukturierten Daten. Hier führt kein Weg an einem Programm vorbei, das E-Rechnungen erzeugen kann — das darf eine schlanke Rechnungs-App sein, es muss kein großes Warenwirtschaftssystem werden.

Deine Software ist ein älteres Programm ohne Wartungsvertrag. Dann klär früh, ob es ein Update gibt. „Wir schauen uns das 2027 an” ist die Variante, bei der man im Dezember unter Zeitdruck umzieht.

Deine Buchhaltung macht der Steuerberater komplett. Auch dann bleibt eine Frage an dich: Wohin sollen eingehende E-Rechnungen gehen, damit sie richtig archiviert werden? Das ist keine Softwarefrage, sondern eine Absprache.

Der 10-Minuten-Check für heute Abend

Kein Projekt, keine Beratertage. Vier Punkte, die du heute Abend am Küchentisch abhaken kannst.

1. Rechne kurz nach, in welcher Gruppe du bist. Lag dein Umsatz 2026 über 800.000 Euro? Dann ist dein Stichtag der 1. Januar 2027. Sonst der 1. Januar 2028. Diese eine Zahl entscheidet über dein Tempo.

2. Schick deinem Steuerberater eine Mail mit genau zwei Fragen. Schriftlich, nicht am Telefon — dann hast du die Antwort schwarz auf weiß und er kann sie beantworten, wenn er Zeit hat:

„1. Kann mein Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen — und ab wann muss ich das? 2. Wohin sollen E-Rechnungen von Lieferanten gehen, damit sie richtig archiviert werden?”

3. Leg ein Postfach fest, das die Rechnungen annimmt. Eine Adresse wie rechnung@deinbetrieb.de, die nicht dein privates Postfach ist und die auch dann funktioniert, wenn du im Urlaub bist. Wer sie noch nicht hat, richtet sie in fünf Minuten ein.

4. Öffne einmal testweise eine XML-Rechnung. Nimm eine echte Eingangsrechnung, lade sie bei e-rechnung.elster.de hoch und schau sie dir an. Danach ist die Datei kein Gespenst mehr, sondern nur noch eine Rechnung in unhandlichem Format.

Wenn du diese vier Punkte hast, bist du weiter als die meisten Betriebe in deiner Straße.

Die fünf Fehler, die man in den Regeln leicht übersieht

Fehler	Warum er passiert	Was stattdessen gilt
„PDF per Mail ist doch digital”	fühlt sich modern an	Ein PDF ohne strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung
„Ich hab bis 2028 Zeit”	Umsatzgrenze überlesen	Über 800.000 € Vorjahresumsatz gilt bereits 2027
„Vermieter sind Privatkunden”	klingt logisch	Vermietung ist unternehmerische Tätigkeit — B2B
„Ich drucke die XML aus und hefte sie ab”	alte Gewohnheit	Aufzubewahren ist die Datei, acht Jahre, unveränderbar
„Reverse Charge ist doch was anderes”	zwei Themen, ein Beleg	§ 13b entbindet nicht; der Hinweis wird zum codierten Pflichtfeld

Was es kostet — und was Nichtstun kostet

Die Umstellung selbst ist selten der teure Teil. Eine Rechnungslösung für einen kleinen Betrieb liegt üblicherweise im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat, viele Handwerkerprogramme haben E-Rechnung ohne Aufpreis eingebaut. Wer schon Software hat, zahlt oft gar nichts extra.

Interessanter ist die andere Seite. Ein direktes Bußgeld „für das falsche Format” kennt das Gesetz nicht. Wer eine Rechnung aber vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG). Für eine Rechnung gilt außerdem eine Frist von sechs Monaten nach Leistungserbringung.

Der wahrscheinlichere Ärger ist aber ein anderer, und er kostet keine Strafe, sondern Zeit und Nerven: Dein Kunde bezahlt nicht. Größere Auftraggeber lassen Rechnungen automatisch durch eine Prüfung laufen. Was nicht ins Raster passt, wird zurückgeschickt — mit der Bitte um eine korrekte Rechnung. Aus zwei Wochen Zahlungsziel werden dann schnell sechs, und du telefonierst einer Zahlung hinterher, die längst hätte da sein können.

Und noch eine Sache, die man selten liest: Wer E-Rechnungen sauber verschickt, wird schneller bezahlt. Die Daten laufen direkt in die Buchhaltung des Kunden, niemand tippt sie ab, niemand vertippt sich, niemand legt sie auf den Stapel „mach ich morgen”.

Wenn du gerade eh dabei bist aufzuräumen: Der gleiche Abend, an dem du deine Rechnungen sortierst, ist auch der richtige, um zu prüfen, ob dein Stundensatz überhaupt trägt. Schau dir das an — der Rechner braucht zwei Minuten und kostet nichts.

FAQ

Muss ich meinen Privatkunden ab 2028 auch E-Rechnungen schicken? Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. An Privatkunden darfst du dauerhaft Papier oder PDF schicken.

Ich bin Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Betrifft mich das überhaupt? Halb. Ausstellen musst du keine E-Rechnungen — § 34a UStDV erlaubt dir dauerhaft die „sonstige Rechnung”. Empfangen und archivieren musst du sie aber wie jedes andere Unternehmen, und zwar schon seit Januar 2025.

Was ist mit der Rechnung an meine Nachbarin, die ihre Wohnung vermietet? Wenn die Arbeit die vermietete Wohnung betrifft, ist deine Nachbarin insoweit Unternehmerin — dann ist es B2B und ab deiner Frist eine E-Rechnung. Betrifft die Arbeit ihre selbstgenutzte Wohnung, ist es eine ganz normale Privatkundenrechnung. Frag beim Auftrag nach, um welches Objekt es geht, und schreib die Antwort auf.

Reicht es, wenn ich meine Rechnungen als PDF per Mail schicke und der Kunde nichts sagt? Bis zum Ende deiner Übergangsfrist ja — für PDF braucht es allerdings die Zustimmung des Empfängers. Danach nicht mehr: Ab deinem Stichtag ist die E-Rechnung im B2B verpflichtend, unabhängig davon, ob dein Kunde sich beschwert.

Brauche ich eine teure Software? Nein. Für den Empfang reicht laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach, zum Lesen genügt der kostenlose Viewer der Finanzverwaltung. Fürs Ausstellen brauchst du ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt — das können heute die meisten gängigen Handwerker- und Rechnungsprogramme, oft ohne Aufpreis.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren? Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Aufzubewahren ist die Originaldatei, nicht der Ausdruck, und sie muss unveränderbar abgelegt sein.

Was mache ich mit einer XML-Datei, die ich nicht öffnen kann? Lade sie bei e-rechnung.elster.de hoch, dann siehst du den Inhalt in lesbarer Form. Für den dauerhaften Betrieb übernimmt das später deine Buchhaltungssoftware automatisch.

Gilt das auch für meine Rechnungen ins EU-Ausland? Nein. Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen. Für grenzüberschreitende Rechnungen gelten weiterhin die bisherigen Regeln — allerdings arbeitet die EU an einer eigenen Vorgabe, das Thema kommt also wieder.

Fazit

Die E-Rechnung ist keine Digitalisierungsoffensive, die man begeistert finden muss. Sie ist eine Formvorschrift mit Stichtag — und wie jede Formvorschrift kostet sie wenig, wenn man sie rechtzeitig erledigt, und viel, wenn man sie im Dezember vor der Frist bemerkt.

Das Wichtigste in vier Zeilen:

• Empfangen können musst du E-Rechnungen längst, seit Januar 2025. Ein Postfach reicht.
• Ausstellen musst du sie ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) oder ab 2028 (alle anderen).
• Privatkunden sind nie betroffen — Vermieter und WEG dagegen schon.
• Aufbewahren musst du die Datei, acht Jahre, unveränderbar.

Und wenn du heute nur eine Sache machst, dann die Mail an deinen Steuerberater aus dem 10-Minuten-Check. Der Rest ergibt sich daraus.

Und wenn die Rechnungen nur ein Teil des Papierkrams sind: Genau dieselbe Frage — was kann ich abends von meinem Schreibtisch schieben — stellt sich bei Anfragen, Anrufen und Terminen auch. Wir bauen Handwerksbetrieben genau das: Webseiten, die Anfragen bringen, und einen KI-Chat, der antwortet, während du auf dem Dach stehst. Projekt starten.

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